Tänavu maikuust oma Tallinna peakontoris ja septembrist Türi kontoris tegevuspõhise kontori süsteemi kasutav sotsiaalkindlustusamet (SKA) on otsustanud sama loogikat rakendada ka Pärnusse rajatavas riigimajas. Mis on tegevuspõhise kontori plussid ja miinused ning kuidas suhtuvad uuendusse töötajad ise, räägib SKA personalijuht Karina Madis.

“Meie näiteks värbame kompetentsi, mitte asukohapõhiselt. See tähendab, et kui meil Pärnust läheb inimene töölt ära ja parim uus kandidaat on Kuressaares, siis me võtame tööle inimese Kuressaares. Me värbame aastas keskmiselt 100 inimest, mis tähendab, et täna võib olla Pärnus tööl näiteks 40 inimest aga aasta pärast 30 või 60. Sellist paindlikkust kohtade kasutamisel võimaldab tegevuspõhine kontor ja peaksime seda rakendama laiemalt, üle terve riigimaja, mitte asutuste lõikes. Me peame erinevate riigiasutuste vahelt seinad maha võtma. Me ju ajame kõik ühist asja. Vastasel korral tekkib olukord, kus mingid asutused teevad tööd tühjades tubades ja kõrvaltoas istuvad inimesed piltlikult öeldes üksteisel süles.”

Kui võrrelda tegevuspõhist ja tavalist kontorit, siis mis neil vahet on?  

See sõltub nüüd sellest, mis on tavaline kontor. Meie „tavalised“ kontorid on valdavalt veel hoonetes, kus on kabinetipõhine ruumiplaan. Kui on harjumus töötada suletud uksega, siis ega väga ei näe ega tunnegi neid inimesi, kes sinuga samas majas töötavad ja sinuga ühist asja ajavad. Oma kabinetil on kindlasti hüved, millega on kerge harjuda. Saad kasvõi aknal tomatitaimi kasvatada. Oleme kohanud ka nö kabinetikohvikuid, kus on kõik vajalik, alates presskannudest kuni täismõõdus Jura automaatkohvimasinateni. Samuti annab isiklik kabinet võimaluse oma töökeskkonda dekoreerida just nii nagu inimesele meeldib. Kõik see jääb muidugi ära, kui töötsoonid on ühised ja kohti tuleb omavahel jagada. Aga oleme leidnud neile toredad alternatiivid – oma küpsetatud kooki saab pakkuda ka ilusas ühises köögis, kus on korralik ühiskasutatav kohvimasin. Isiklike asjade hoidmiseks on igal töötajal lukustatav kapike.

Kuivõrd töötajate hoiak tegevuspõhisesse kontorisse aja jooksul muutub? Kui palju oli esialgu skepsist ja kuivõrd on sellega tänaseks harjutud või on see lausa meeldima hakanud?

Visuaalsel vaatlusel on meie uutes kontorites rõõmsad ja rahulolevad inimesed :) Käisime enne Tallinna maja kolimist kogemusi saamas Telias, kes oli värskelt oma uude tegevuspõhisesse majja kolinud. Nemad ütlesid meile, et „hirmul on suured silmad“. Ümberkorralduste eelseid hirme oli palju ka meie inimestel. Selleks, et hirme vähem oleks, oleme andnud maksimaalselt palju infot, oleme kuulanud ära kõik mured ja korraldanud arutelusid. Kõige paremini aitab hirme vähendada aga ikkagi see, kui inimesed uues keskkonnas ise kohal on ja oma nahal tunnevad, et tegelikult on kõik hästi ning kontorielu muutus ilusamaks ja paremaks.

Kui te saaksite kirjeldada ühe inimese tavalist tööpäeva SKA tegevuspõhises kontoris, siis kuidas selline kontor töömoraalile ja motivatsioonile kaasa aitavad?

Saan jagada meie Tallinna tegevuspõhise tsooni tööpäeva, kus ma ka ise töötan. Meie tööpäevad saavad alguse üsna vara, esimesed inimesed on meil kontoris juba 7 paiku ja hommikut alustatakse köögi suures ümmarguse laua ääres kohvitassi taga. Seal on piisavalt ruumi ja mugav ennast oma sülearvutiga sisse seada, meilid ja kalender üle vaadata ja häälestuda algavaks päevaks. Kuna kõik saabujad käivad enamasti ikkagi köögist läbi ja kui just kohvilaua taha ennast istuma ei sea, siis masina ooteajal on ta ikkagi köögis, kus on siin hea võimalus teha kiired silmast-silma kohtumised, mis eraldi koosolekuruumi ja aega ei vaja. Köögi seltskond vaheldub pidevalt ja keegi toimetab seal alati.

Köögist edasi liigutakse enamasti kusagile koosolekuruumi või kui on planeeritud töö dokumentidega, siis vaba töölaua taha. Meie tegevuspõhine tsoon on üsna lustlik, inimesed elavad valjuhäälselt välja oma emotsioone reaktsioonina mõnele e-mailile või telefonikõnele. Koosolekutelt ja majavälistelt kohtumistelt tulijad jagavad oma uudiseid ja muljeid. See hoiab hästi infoväljas ja ilma liigselt selle nimel pingutamata saab teada, mis toimub ja mis teoksil.

Pidevalt on liikumist väiksematesse kõneboksidesse. Üsna tavapärane on, et kolleeg astub juurde ja kui jutt on selline, mis laiemat üldsust ei puuduta, siis see minnakse ja räägitakse edasi kõneboksis. On ka selliseid päevi, kus kõneboksist tavatöölaua taha ei jõuagi, sest pidevalt on vaja suhelda üle Skype’i kolleegidega meie teistest esindustest.

Kas tegevuspõhine kontor on ka võit riigiasutuse rahakotile või vastupidi?

Eelkõige on tegevuspõhine kontor hea lahendus, et tulla toime pidevalt muutuvas keskkonnas, mis nõuab kiiret planeerimist. Kes on kodus remonti teinud või maja ehitanud teab, kui kaua võtavad aega kinnisvaratoimingud. See eeldab pikaajalist planeerimist. Kui panna siia kõrvale tempo, millega muutub töö olemus, töö tegijate vajadus ja sellest tulenevalt isikkoosseis, osutuvad pikaajalised plaanid sageli lihtsalt planeerimise rõõmuks, sest realiseerimise ajaks on elu teinud arvestatavad korrektuurid ja algsest plaanist ei pruugi midagi paika jääda. Meie näiteks värbame kompetentsi, mitte asukohapõhiselt. See tähendab, et kui meil Pärnust läheb inimene töölt ära ja parim uus kandidaat on Kuressaares, siis me võtame tööle inimese Kuressaares. Me värbame aastas keskmiselt 100 inimest, mis tähendab, et täna võib olla Pärnus tööl näiteks 40 inimest aga aasta pärast 30 või 60. Sellist paindlikkust kohtade kasutamisel võimaldab tegevuspõhine kontor ja peaksime seda rakendama laiemalt, üle terve riigimaja, mitte asutuste lõikes. Me peame erinevate riigiasutuste vahelt seinad maha võtma. Me ju ajame kõik ühist asja. Vastasel korral tekkib olukord, kus mingid asutused teevad tööd tühjades tubades ja kõrvaltoas istuvad inimesed piltlikult öeldes üksteisel süles.

Mis on tegevuspõhise kontori miinused?

Olen kuulnud juhte rääkimas, et kui on konkreetne tööülesanne vaja ära teha, siis on targem olla kodukontoris, sest kontoris, kus oled kõigi silma all ja kättesaadav, on palju segajaid. Inimesed tulevad juurde ja räägivad olukordadest, mis vajavad lahendust. Need on ka kahtlemata olulised, aga juhi jaoks tähendab see, et planeeritud töö tuleb teha ära peale kontoriaega kodus. Kui olen nende inimeste käest küsinud, kas nad kasutavad ka vaikset tsooni olen saanud ausa ülestunnistuse, et tegelikult nad sinna teed leidnud ei ole.

Pigem tooksin välja miinuse korraldusliku poole pealt. Oma lauast ja toolist loobumine on inimeste jaoks mingil põhjusel üllatavalt raske. Olen kohanud vastupanu tooli seljatoele asetatud salli või lauanurgale poetatud kalendri ja kommikarbi näol. Vanus, asutuses töötamise aeg, sugu ega ametikoht ei oma siin mingit tähtsust. Olen mõelnud, kas põhjus võib olla selles, et oma laud ja tool tekitavad inimestes töö kindluse tunnet või milleski muus. Personaliinimesena saan aru, et sellist seost ju reaalsuses ei eksisteeri, kuid midagi ometi paneb inimesi soovima päris oma kohta.

Mida te ütlete nendele töötajatele, kes igatsevad taga vanakooli kabinetti või oma kindlat töölauda ning pole siiski harjunud uue süsteemiga või kes on juba eos skeptikud?

Enamus inimesi on tegelikult väga kohanemisvõimelised. Tänapäeva kiirete muutuste maailmas on see üks võtmetegureid, mis tagab konkurentsis püsimise – võime muutustega kohaneda, õppida, areneda ja ajaga kaasas käia. Alati on ka neid, kelle jaoks jookseb kusagilt punane joon ja ühel hetkel on muudatusi lihtsalt liiga palju. Seda tuleb mõista ja siis on parim sõbralikult lahku minna, pole ju mõtet üksteist vastastikku kiusata. Tegevuspõhine kontorilahendus on mõistlik, see aitab ressursse palju paremini planeerida ja optimaalsemalt kasutada.

Tahame me seda või ei, see on ruumiplaneerimise tulevik. Nagu ütles programmeerimiskursusel koolitaja Henn Sarv: „sa võid muudatusel rõõmsalt käest kinni haarata ja temaga koos sammuda või lasta ennast käe kõrval järgi lohistada“. Mina eelistan esimest.

Meie näiteks saime kabinettidest välja kolides teada, kes meiega koos töötavad, mis nägu nad on ja kuidas tööd teevad. Uute inimeste sisse elamine on muutunud lihtsamaks, aktiivala tsoonid annavad omavaheliseks suhtluseks palju rohkem võimalusi.

Koos uue planeeringuga on meie kontorisse tulnud palju rohkem nalja. Näiteks lasime peadirektori sünnipäevaks teha temast elusuuruses papist kuju, mis nüüd mööda kontorit ringi liigub ja kolleege „ehmatab“. Samuti saame nüüd kõik osa meie toredatest neljajalgsetes sõpradest, kes varem kusagil kabinetivaikuses kellegi laua all pikutasid. Ruumiplaneering võimaldas meil teha ka koerasõbraliku ja koeravaba korruse. Meil ei olnud varem kontoris spontaanseid jäätisepärastlõunaid, kus süüakse vanarahva kombe kohaselt – kauss keset lauda ja igaüks õngitseb oma lusikaga. Meil on nüüd koogireeded ja filmineljapäevad. Igasugust omavahelist läbikäimist on uus planeering väga palju soodustanud ja kõik see kandub üle ka töösuhetesse.

Faktikast: SKA tegevuspõhise kontori 4 tsooni

1. Klienditeeninduse ala (alati I korrusel, tänavalt sissepääsuga, ratastooli juurdepääsuga), kus teenindame kliente nii avatud letis, kui privaatsetes boksides sõltuvalt teemast, boksis teevad vastuvõtte lisaks klienditeenindajatele ka meie „tagatoa“ töötajad – nt juhtumikorraldajad, ohvriabi, lastekaitse.
2. Menetlusala, kus tehakse erinevate toetuste ja hüvitistega seotud otsuseid. Töötajatel on lauaarvutid ja kahe kuvariga töökohad, et teha mugavalt tööd korraga mitmes erinevas infosüsteemis. Ka klientidele helistatakse arvutis oleva tarkvaratelefoni kaudu kõrvaklappide ja mikrofoni abil. Ikka selleks, et hoida käed vabad, et saaks samal ajal infosüsteemides tegutseda. Kõrvaklapid aitavad hoida mürataset madalana ning mikrofoni on abiks ka kuulmisvaegusega kliendiga asjade ajamiseks. Menetlusala on aktiivne tsoon, kus peab kindlasti olema müra summatav akustiline lahendus ning privaatsed helikindlad kõneboksid, kuhu saab minna, kui on vaja teha näiteks mõni isiklik telefonikõne või mõne delikaatsema tööasja korda ajamiseks.
3. Tegevuspõhiseks alaks nimetame seda osa meie kontoritest, kus töötavad mobiilsete töökohtadega inimesed (erinevate tasandite juhid, projektijuhid, arendusinimesed, siseteenused jt). Ehk kõik, kelle tööpäevast suur osa on suhtlus ja koostöö teistega ning kes arvestatava osa oma tööpäevast veedavad kas koosolekuruumides või Skype’i kõnesid tehes. Kindlasti on ka siin olulised väikesed helikindlad kõneboksid, kus kiirelt ja mugavalt eralduda, kui on vaja teha näiteks mõni Skype’i vestlus või telefonikõne. Need boksid võiksid mahutada 2-3 inimest, siis on seal hea ka silmast silma omavahel asju arutada. Samuti püüame just nendesse tsoonidesse paigutada erineva suurusega koosolekuruumid. Väiksemates kohtades, kus meie enda koosolekuruumi vajadus ei ole suur, jäävad koosolekud teiste asutustega ühiskasutatavasse üldalasse.
4. Vaikse töö tsoon, mis luuakse SKA uutes esindustes, kus ei ole lubatud ei telefoni- ega Skype’i kõned, ega ka eluterve kontorinali ja naer, mis sageli meie tegevuspõhise ala täidavad, sest meil on ka töid ja väljakujunenud tööstiile, mis eeldavad rahu ja vaikust. Siin peab inimestel olema võimalus segamatult süveneda ja vajadusel olla ka kättesaamatu.